Quick Scan als management tool

Het gaat directies van bedrijven en instellingen uiteindelijk om de continuïteit van de onderneming. Het realiseren van continuïteit is afhankelijk van een aantal voorwaarden zoals inspelen op (toekomstige) vraag, voldoende innovatie, marketing, goed financieel beheer en resultaat etc. en het maken van de juiste keuzen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Stramar en Scaudit E-Consult werken samen aan het doorlichten van de performance van organisaties.

Performance doelstelling

Diverse strategische- en kwaliteitsmodellen geven handvatten om continuïteit te waarborgen. In alle aspecten van continuïteisbeleid en alle daarmee samenhangende modellen staat het maken van de juiste keuzen centraal. Keuzen met betrekking tot de huidige en toekomstige markt, keuzen op bestuurs/directie-niveau, op managementniveau en zelfs op de werkvloer. Deze Quick Scan maakt gebruik van de unieke Scaudit-performance-methodiek.

Scaudit Performance Methodiek - © ® Scaudit E-Consult

Het belang van de juiste prioriteiten

Scaudit-onderzoek uit 1988-1992 heeft aangetoond, dat keuzen dienen te worden gemaakt op bepaalde "wegingen" - belang, status/uitvoering en normen - en zullen moeten leiden tot het stellen van prioriteiten. De manier waarop de performance-methodiek van Scaudit uitwerkt in het maken van strategische, tactische en operationele keuzen kan aan de hand van de volgende vragen worden toegelicht:

Scaudit Performance Model - © ® Scaudit E-Consult
Samenhang tussen prioriteiten op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Quick Scan als basis voor innovatiestrategie

Indien een bedrijf of instelling voor het bereiken van telkens nieuwe strategische doelen in staat is op alle "niveau's" van de organisatie en voor alle relevante bedrijfsfuncties, de juiste prioriteiten te stellen en een gestructureerde methodische samenhang tussen de verschillende prioriteiten te leggen is de kans zo groot mogelijk dat er - als afgeleide van een dan succesvolle innovatiestrategie - continuïteit voor de onderneming ontstaat.

Opzet van de Quick Scans

De scans maken van een aantal wetenschappelijke technieken gebruik om meningen, feiten en cijfers te verwerken. De structuur van elke scan wordt getoetst op validiteit door gebruik te maken van zowel controlevragen als correlatieanalyse. De vragen zijn gegroepeerd in verschillende hoofdstukken en paragrafen, afhankelijk van de omvang van de vragenlijst. De vragenlijst kan zowel op papier als via Internet worden ingevuld. Het resultaat van de input van alle deelnemers aan de scan wordt uiteindelijk verwerkt tot een performancematrix met prioriteitstelling en performance-indices.

Werkgebied van de scans

De scans beslaan essentiële gebieden van de strategie, organisatie en bedrijfsvoering. Zo wordt een analyse van strategisch ondernemen bijvoorbeeld samengevat in een Business Performance Scan. Performance-indeces geven de noodzaak en prioriteit van veranderen- of verbeteren van een organisatieaspect aan. Stramar kan Quick Scans toepassen in opvolgende fasen van de management/advies opdracht:

• In de oriëntatiefase: als eerste verkenning en ordening van probleemsignalen- en verschijnselen met een indicatie omtrent de noodzaak tot veranderen of verbeteren;
• In de diagnosefase wordt met een verdere en meer gerichte diepgang gewerkt;
• In de planningfase zijn modellen van belang ten behoeve van de formulering van (sub)doelen op elk van de onderscheiden aandachtsvelden;
• In de evaluatiefase kan objectief gemeten worden wat de resultaten van de veranderingen zijn geworden.

In één oogopslag duidelijkheid

De door het scansysteem gepresenteerde uitkomst is zodanig dat in één oogopslag duidelijk wordt welke aspecten goed geregeld zijn en welke aspecten risico's lopen. Daarbij wordt aangegeven met welke prioriteit de diverse aspecten behandeld zouden moeten worden.

© ® Scaudit E-Consult

Voorbeeld scanresultaat Business Performance Scan
© Mikatrans bv - Quick Scan als diagnosetool (maart 2003)

Interpretatie van de scanresultaten

De scanresultaten worden op een heldere wijze éénduidig gepresenteerd. Aan de hand van de scan kunnen de volgende resultaten worden onderscheiden:

• Performances die tevens de prioriteit aangeven voor gewenste verbeteringen;
• Indicaties voor oplossingsrichtingen;
• Aanwijzingen op welke knelpunten de organisatie kennis, ervaring, informatie etc. tekorten heeft en op welke wijze dit kan worden verholpen om bepaalde verbeteringen te kunnen realiseren;
• Streefgetallen (KPI's en PI's) die de organisatie binnen bepaalde doelstellingen dient te realiseren.

De scanresultaten worden met de opdrachtgever besproken en de verandering of verbetering kan vervolgens direct in gang worden gezet. De scans worden ook ingezet gedurende en/of aan het einde van het verander- of verbetertraject om het effect van de gewijzigde situatie te kunnen beoordelen.

Mogelijkheid van procesbewaking

Voor de opdrachtgever is het daarnaast een objectief middel om de effecten van verander- of verbeterprogramma's te meten ten opzichte van de uitgangssituatie. Het verloop en de voortgang van verander- cq. verbeterprocessen kunnen daarmee worden gemonitored en bewaakt, waardoor tijdig bijstellen van beleid en bijsturen van het proces mogelijk wordt.

Ruime keuze aan scans

De "Toolbox" bevat een set scans bestaande uit vele tientallen onderzoeksonderwerpen en is geschikt voor alle soorten branches. U kunt kiezen uit de volgende soorten scans:

• De basisscan
  Deze is uitermate geschikt voor een eerste oriëntatie op een vermeend organisatieprobleem. De scan is bedoeld als eerste stap in het reduceren van beleidsrisco en het vergroten van de kans op succes bij innovatie-, verander- en verbeterprojecten.
  
• De midiscan
  Deze dient ter verdieping van de basisscan. Bepaalde aandachtsgebieden kunnen met behulp van de midiscan verder worden uitgediept en gedetailleerde invormatie opleveren voor het beter benoemen en detailleren van verander- of verbetertrajecten. Van een aantal midiscans is benchmarkinformatie beschikbaar.
  
• De maxiscan
  Dit is een maatwerkscan waarin bedrijfseigen structuren, producten en gegevens worden gebruikt. Dit geeft de mogelijkheid de uitvoering van verander- of verbetertrajecten te volgen en te meten op effecten.

Inmiddels hebben meer dan 2000 organisaties gebruik gemaakt van deze scans. Een gratis oriëntatiescan kan worden uitgevoerd om kennis te maken met de methode.

Voordelen

De voordelen van de Scaudit-performance-methodiek voor de opdrachtgever zijn o.a.:

• Een unieke en correcte performanceberekening voor het maken van (strategische, tactische en operationele) keuzen en prioriteitstellingen;
• Snelheid van data-acquisitie, onderzoek en besluitvorming wordt aanzienlijk verhoogd;
• Vergroting van het intern innovatieve vermogen van de de organisatie;
• Begeleiding is effectief en tegen zo laag mogelijke kosten;
• Inspannings-effect-analyses bij veranderingsprojecten;
• Niet alleen geschikt voor eenmalig meten maar vooral voor herhaald (trend) meten.

Interesse in een performancescan van uw organisatie?

Wilt u meer weten over de positie c.q. prestatie van uw organisatie, Quick-Scan of de Business Performance Scan, of voor vragen over verander- en verbetermanagement? Maakt u dan gebruik van de contactpagina.

For Business Excellence